اقتصاد
خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار: کلید رشد هوشمندانه و بهره‌وری بیشتر
چرا خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار باید بخشی از استراتژی شما باشد؟
در دنیای کسب و کار رقابتی امروز، خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار به یک نیاز ضروری تبدیل شده است. این روند نه تنها زمان و منابع انسانی را صرفه‌جویی می‌کند، بلکه بهبود قابل توجه عملکرد سازمانی را به دنبال دارد. خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار فرصت ایجاد تمرکز روی اہداف استراتژیک، کاہش خطاہای انسانی و افزایش رضایت مشتری را فراہم می‌کند. در ادامه به بررسی عمیق این مسئله می‌پردازیم.
خودکارسازی چیست و چطور کار می‌کند؟
خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار شامل بکارگیری فناوریها و ابزار خودکار است که وظایف تکراری، کارداقی یا قابل پیش‌بینی را می‌توان با سیستمها انجام داد. این فناوریها ممکن است شامل ابزارهای CRM، ERP یا سیستم‌های یادگیری ماشینی باشند.
- برای شرکتهای کوچک: خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار تضمین کننده مدیریت توانمند از فروش و خدمات مشتریان است.
- در سازمانهای بزرگ: خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار باعث یکپارچگی داینامیک داده‌ها و جریان کاری می‌شود.
- در پلتفرم‌های خدماتی: استفاده از botها و ابزارهای پاسخ‌دهنده خودکار نمونه‌ای از خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار است.
نسبت دادن تعریف عملی به خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار
خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار به معنای استفاده هوشمندانه از فناوریها به منظور جایگزینی یا پشتیبانی از آنچه کارمندان به صورت روزمره انجام می‌دهند، است. در واقع، شما نیروهای انسانی خود را از انجام کارهای روتین بیشتر معطوف می‌کنید به آنچه به ستایش بیشتر در محورهای کسب و کار نیاز دارد.
شناخت اصلی زمینه‌های قابل خودکارسازی
تحلیل قدم به قدم فرآیندهای کسب و کار برای شناسایی بخش‌هایی که می‌توانند خودکارسازی شوند نکته اساسی است. زیرساخت‌هایی که بیشتر به منبع انسانی تکیه می‌کنند اغلب در اولویت قرار می‌گیرند.
- فرآیندهای حسابداری و گزارش‌گیری
- اجرایی کردن پروژه‌های تکراری
- مدیریت مشتریان و خدمات پس‌ازفروش
- ثبت سفارش، مرجوعی و اطلاع رسانی
چگونه خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار را شروع کنید؟
برای راه‌اندازی خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار یک استوارکچربه کارآمد، رآکتورهای اصلی و منابع در دسترس نیاز است. این در فرآیند، آنچه تشخیص زمینه‌های اولویّت‌دار و انتخاب ابزار مرتبط مبنی بر معیارهاست که خودکارسازی مطلوب را برای واحد شما رقم می‌زند.
گام اول: بررسی و ارزیابی فرآیندهای فعلی
قبل از اقدام بہ خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار، تمامی فرآیندهای داخلی سازمان را مورد تحلیل قرار دهید. ابزارهایی مثل گراف جریان کاری، دیاگرام‌های فلوچارت یا نرم‌افزارها معروفی مثل تالسوبس و جسلو، کمک خواہندکرد.
گام دوم: اولویت‌بندی فرآیندها برای خودکارسازی
برخی فرآیندها سود بیشتری نسبت به دیگران فراہم خواهند کرد اگر خودکارسازی شوند. چارچوب MECE (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive) یا روش Pareto (قانون 80/20) شدیداً می‌تواند موفقیت بگونه‌ای ناشد.
- زمینه‌های دارای تعداد زیادی داد و ستاد تکراری
- فرآیندهای حساس با خطاپذیری بالا
- مسیرهای اتاق داده‌ای که فشار زیادی دارند
با شناسایی این دسته، برای شروع خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار قادر خواهید بود فواید تحلیلی را زودتر متذکر شوید و اقدام مؤثرتری کنید.
ابزارهای پُرتکرار و مفید برای خودکارسازی کسب و کار
در این مرحله، ابزارهایی برای خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار روبه روی خود بازار کسب و کار قرار دارند. شناخت این ابزارها و بررسی شرایط نهایی برای شما بیشتر عنصر را می‌تواند 自کار کند.
ابزارهای مبتنی بر API و سرویسهای هوشمند
استفاده از سرویسهای مبتنی بر API امروزه یکی از قوی‌ترین اقدامات مالی و کاربردی در خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار به شمار می‌رود. زیرا بین سیستمها، داده‌ها را به صورت زنده و در زمینه درست منتقل می‌کند که سرعت تصمیم‌گیری گروهی را افزایش می‌دهد.
اسکریپت‌نویسی خودآموز و جریان‌های هوشمند
برای افرادی که بودجۀ محدود دارند و میخواہند خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار را به صورت قدیمی، ولی بسیار مؤثر آغاز کنند، اسکریپت‌های سادۀ اتوماتیک ابزار مناسبی هستند. دیو لیست، زفویری، اندروید اٹومیشن و اسکریپت‌های مبتنی بر گوگل فورم و Sheets نیز کاربرد زیادی دارند.
چالش‌های خودکارسازی و نحوۀ غلبه بر آنها
بطور واضح، خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار فاقد آمنحاز نیست. اگر استراتژی خود را کاملاً در نظر نگرفته باشید، شاید نتیجه عکس تصور آغاز کنندۀ شما باشد. بنابراین چگونه این چالش‌ها را شکار کنیم؟
محدودیت راهبردی در پروژه‌های خودکارسازی
بسیاری از کسب‌وکارها در مرحلۀ طراحی فرآیند اتوماتیک قرار می‌گیرند که بعداً باعث افزایش مقاومت داخلی به تغییر یا ناتوانی نرم‌افزار در پاسخ‌گویی به نیازهای روزافزون می‌شود. راہکار این مسئله طرح»گذاری مرحله‌ای است.
مقاومت کارکنان در قبال خودکارسازی
برخی کارکنان از تغییر فرهنگ فعالیت در سازمان خود ابراز نگرانی می‌نمایند. بهترین راه غلبه بر آن، آموزش مجدد و ارائۀ دیدگانی روشن از سودمندیهای خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار به خود آنان است.
- افزایش دقت و کاهش نوسان عملیات
- ایجاد فضای کاری جامع و خودآموز
- ارتقای رضایت شغلی با کاهش ضرر بی‌هدف
مراجعۀ موفق به خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار
در این بخش به بررسی چندین مورد مطالعاتی از کسب‌وکارهای ایرانی و جهانی می‌پردازیم که با استراتژی درست خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار، به موفقیت‌های بزرگی دست یافته‌اند.
مورد مطالعه ۱: خودکارسازی سیستم پشتیبانی مشتری در یک پلتفرم فروشگاهی
یک فروشگاه آنلاین داخلی موفق شد با بکارگیری یک ربات باساز ارائه‌دهندۀ پاسخ سریع و رباتهای آموزش دیده در اجرای چت بصورت خودکار، ۴۵٪ از فشار روی تیم خدمات مشتریان خود را کم کند و زمان را برای رویکردهای خلاقانه بیشتر کنند.
مورد مطالعه ۲: استفاده از رباتهای اسکریپتی در عملیات معاملاتی
یک شرکت خدماتی با استفاده از اسکریپت‌های خودآموز در سیستم خود، موفق به اتمام مسیرهای تکراری حسابداری در ۶۰٪ زمان قبل شد. چنین مع则فۀ مالی میitat این شرکت بدون انجام خودکارسازی امکان‌پذیر نبود.
چند راهکار سریع برای خودکارسازی
اگر به دنبال راهکارهای فوری هستید تا فرآیند شما اتجاء به خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار بکنند، در اینجا چند مورد عملی را پیشنهاد می‌دهیم:
- استفاده از باتهای چت در وبسایت‌ها – کاهش فشار اولیه بر روی خدمت دہندگان.
- اوتمیشن پروفایل‌های بازاریابی – دستیابی به بازار هدف بدون دخالت مستمر تیم.
- ربط‌دادن منابع اطلاعاتی درونی با گوگل شیت – رفرش آنی گزارش‌های روزانه.
این فعالیتها زیرلایۀ اولیه برای هر کسب‌وکاری است که می‌خواہد خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار را آغاز کند. بهتر است ابتدا در مقیاس کوچک شروع کرده و تأثیر را مشا حصه کنید.
آیندۀ خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار
با پیشرفت هوش مصنوعی و افزایش ابزارهای opensource، خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار به یک مبحث چند بعدی و تلفیقی از هوش مصنوعی، قابلیتهای استاندارد سازی‌شده و ابزارهای قدرت تجزیه‌وتحلیل تبدیل شده است. آینده آن را به سمت راهکارهای بسیار دقیق، داده‌محور و پویا می‌کشد.
اتوماسیون بر مبنای داده‌های زنده و الگوهای یادگیری ماشینی
پیشرفت‌های فناوری روز، تبدیل شدند به اینکه در خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار، نیاز به ابزارهایی است که قابل یادگیری مداوم همگام بینیش سازمان باشند. این امر، ندو نشر متحدان بهتر در سمت خودکارسازی باعث بهینه‌تر شدن روندهاسالی ومجموعۀ آزمون‌ها پیش از ورود سرو‌سدها به جریان کار رسمی شدۀ سازمانی می‌شود.
نتیجه‌گیری فشردۀ متخصصانه و دعوت به اقدام
با توجه به داده‌های موجود، خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار می‌تواند تأثیر گسترده‌ای بر عملکرد شما داشته باشد. از صرفه‌جویی در زمان گرفته تا افزایش رضایت مشتری، آنچه مهم است تمرکز بر فرآیندهای ارزشمند و استفاده از فناوری‌های قابل اعتماد است. اگر احساس کردید نوبت رسیده به بهترین گزینۀ خودکارسازی در کسب‌وکار خود، حالا بهترین زمان برای آغاز است.