هوش مصنوعی
اتوماسیون مالی: ۵ گام اثربخش برای بهینه‌سازی فرایندهای کسب و کار
چرا اتوماسیون مالی به چالشی کلیدی مطرح شده است؟
در عصر دیجیتال، رقابت در کسب و کار به سرعت در حال افزایش است. شرکت‌ها به دنبال کاهش زمان هدررفته در فرایندهای دفتری و افزایش دقت در عملیات مالی هستند. در این میان، اتوماسیون مالی به عنوان پاسخی هوشمندانه، توانسته توجه مدیران را به وجود آورده و آنها را به خودروان‌سازی فعالیت‌هایی همچون حقوق و دستمزد، صورت‌های مالی و مدیریت پرداخت‌ها سوق دهد. با این حال، برنامه‌ریزی دقیق و فهم مراحل پیاده‌سازی این سیستم‌ها، امری حیاتی محسوب می‌شود.
مروری بر فرایندهای کاری فعلی
قبل از روی کار آوردن راهکارهای اتوماسیون مالی، شرکت‌ها باید به مرور زیرساخت‌های فعلی، امکان‌سنجی هزینه‌های راه‌اندازی و تطابق این سیستم با نوع فعالیت کسب و کار بپردازند. این تحلیل کمک می‌کند تا نقاط ضعف فعلی شناسایی و راهکارهای مناسب اجرا شود. برای مثال، تحقیقات نشان می‌دهند ۶۵٪ شرکت‌های کوچک به دلیل دستی بودن فرایندهای مالی، سالانه ۲۰٪ از زمان کاری خود را هدر می‌دهند.
به طور خاص، در بخش‌هایی مانند تهیه گزارش‌های ماهانه یا وارسی صورت‌های مشترکین، استفاده از اتوماسیون مالی می‌تواند موجب کاهش ۷۰٪ خطا و افزایش سرعت اقدامات شود. این امر، زمان زیادی را که کارشناسان اداری صرف ویرایش دستی داده‌ها می‌کنند، نجات داده و آنها را در اختیار وظایف استراتژیک و تحلیل داده قرار می‌دهد.
چطور شرکت‌ها می‌توانند اتوماسیون مالی را با موفقیت به کار گیرند؟
گزینش نرم‌افزار مناسب
نخستین قدم، تعیین سیستمی است که به‌دقت با نیازهای کسب و کار سازگار شود. نرم‌افزارهایی مانند:
- Dext
- Zoho Books
- QuickBooks
با توجه به گسترده‌بودن امکانات و متنوع بودن قابلیت‌ها، گزینش یک راه‌حل مطابق فرایند کاری خود را تسریع کرده و قابلیت اطمینان آن را افزایش می‌دهد. در این مرحله، انجام تست‌های نمایشی و راه اندازی نسخه آزمایشی قبل از استقرار نهایی، خطاها و هزینه‌های اضافی را کاهش می‌دهد.
آموزش و توانمندسازی کارمندان
با وجود گسترش اتوماسیون مالی، شکل اصلی موفقیت این استراتژی، وابسته به قبول‌پذیری کارمندان است. در این راستا:
- برگزاری کارگاه‌های آموزشی عملی
- فرستادن ایمیل‌های خلاصه‌ی موارد پرتکرار
- اجرای راهنمای استفاده به‌روز شده
کمک‌های ملموسی به تسلط کارمندان بر سیستم می‌کند. مطابق نظرسنجی‌ها، شرکت‌هایی که زمان کافی برای آموزش مالی کارمندان وقت تعیین می‌کنند، ۴۰٪ کارآیی بیشتری در استفاده از راهکارهای اتوماسیون شاهد هستند.
چه مزایای بلندمدتی از اتوماسیون مالی برای فعالان بازار وجود دارد؟
اتوماسیون مالی تنها به معنای کاهش سریع نهایی‌عددی نیست، بلکه بر زیرساخت و استراتژی تجارت هم تأثیر می‌گذارد. جمع‌آوری آمار واقعی، شناسایی روندهای مالی و مدیریت بهتر نقدینگی از جمله مراقب‌هایی است که می‌تواند زیربنای جستجوی مشتریان بیشتر و توسعه استحکام‌ناپذیر باشد.
کاهش هزینه‌های فرعی
یکی از مهم‌ترین مزایا، مصرف نشدن درآمد اضافی ابراز زیرساخت_USB ابری است. نتیجتاً، فعالان کسب و کار می‌توانند به حفظ منطقی سودهای خود، با توجه به قلیسی دسترسی به خدمات رباتیک ساختارگرفته عمل کنند. فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی با وجود هوش پیشگیری‌کننده، نیز می‌تواند الگوی رفتار FinTech-های موفق را دنبال کند.
گسترش سطح استانداردهای کیفیت
در بازه چندساله، فعالانی که اتوماسیون مالی را به منظور دگرگون کردن زنجیره‌ی معاملات خود شروع می‌کنند، نمودار کاهش تصمیم‌های غلط سرمایه‌گذاری را در گزارشات محیط درونی خود کاهش شدیدی می‌دهند. همچون زنجیره‌های فروش خرده، این نرم‌افزار‌ها تصاحب به هزینه‌های سیستمی و جلوه‌های نموداری از سودآوری را فراهم می‌کنند.
چه چالش‌هایی در استفاده از اتوماسیون مالی وجود دارد؟
اگرچه اتوماسیون مالی توان اقتصاد زیادی دارد، اما موانعی مانند:
- مقاومت داخلی در تغییر فرهنگ کار
- عدم آشنایی با ابزارهای پایه‌ی دیجیتال
- سرمایه‌گذاری اولیه بالا
در کشورهای در حال توسعه، مانع اصلی استقرار این نوع سیستم‌هاست. اما با به‌کارگیری: 1) منابع حمایتی دولتی 2) گردهمایی‌های آموزشی محلی، این موانع قابل چاره‌اندیشی است.
اتوماسیون مالی چگونه استراتژی‌های آتی کسب و کار را دگرگون می‌کند؟
چه نظر رو به افزایش بازار دیجیتال، سازمان‌هایی که بر اتوماسیون مالی تمرکز کنند، بهتر متوجه تغییر درنظر کاربر نخلوازند. به‌عنوان مثال، شرکت‌های چندملیتی مانند فلیپ‌کارت و ساندچ، از پیشکسوتان اتوماسیون‌گذاری منابع مالی هستند. این امر نه تنها روند تصمیم‌گیری داخلی آنها را تسریع کرده، بلکه ممیزی سالانه را با دقت بیشتری امکان‌پذیر کرده است.
توسعه راهبردهای داده‌محور
سیستم‌های اتوماسیون مالی قادرند جریان داده‌ها را در زمان‌های به هنگام تسهیل و به تحلیل و تصمیم‌گیری تسریع شده‌ی کاری کمک کنند. بررسی جامعه مالی در سازمان‌ها نشان داده است که شرکت‌هایی که به داده‌های خود اتوماسیون می‌دهند، ۴۰٪ سریع‌تر به تغییر در عوامل بازار واکنش نشان می‌دهند.
چه دستورالعمل‌هایی را باید برای اجرای اتوماسیون مالی در نظر گرفت؟
در اجرای اتوماسیون مالی، پیروی از روال‌های ذیل ضروری است:
- تعریف اهداف کلی از اتوماسیون
- تحلیل مخاطر فنی و امنیتی
- تعیین اطلاعات مورد نیاز برای گزارش‌دهی
- همکاری با مراکز مشاوره مالی آنلاین
- آسان سازی فرایندهای ورودی برای کاربران خارجی
این گام‌ها از هدر رفتن سرمایه و زمان جلوگیری کرده و پایه‌ای محکم می‌سازند. توصیه ازمایشگاه سرمایه‌گذاری فنلاند نشان داده این الگوی ده ساله اثربخش‌ترین بازوران را به هنگام استقرار به وجود می‌آورد.
چه راهبردهایی برای جلوگیری از خطرات اتوماسیون مالی وجود دارد؟
همراه با مزایای فراوان، مخاطر امنیتی اطلاعات مانند سرقت داده و قطعی سرور، از نقاط ضعف این سیستم‌هاست. برای به حداقل رساندن این تهدیدات:
- رعایت استانداردهای امنیتی ISO 27001
- اتفاق روزانه آسیب‌پذیری‌های شبکه
- رزمایش بک‌آپ ماهانه
ضروری‌اند. یک شتابدهنده DevSecOps نیز را می‌تواند در روش کاری فرایند آنها استرسی یابد.
پیشگیری از اختلال‌های سازمانی
در فرایند اتوماسیون مالی، امکان بروز اختلال در روند کارهای پیمانکاری وجود دارد. آنها زیرکانه با مدیریت تغییر سازمانی و اسلام‌دهی جریان اتوماسیون، می‌توانند این ناهماهنگی‌ها را به فرصتی برای بهبود کارایی تبدیل کنند.
اتوماسیون مالی یک شخصیت ناروایانه نیست که فوراً کلیت فعالیت‌ها را تغییر دهد، بلکه یک دوره‌ی سازگارشده است که در آن انسان و تکنولوژی با هم فلش می‌زنند. با این حال، رهبران کسب و کار باید به فرهنگ سازی و علاقه‌مندسازی همکاران، اهمیت دهند.
چه نتایجی از اجرای اتوماسیون مالی می‌توان به دست آورد؟
شرکت‌هایی که اتوماسیون مالی را به حل مرحله به مرحله جذب می‌کنند، گزارش کاهش ۲۵٪ هزینه‌های تحت مدیریتی را می‌دهند. برای مثال، شرکت تولیدی آذرا موفق شد با استفاده از ابزارهای پوشا(IPO) مشترکان، زمان تهیه گزارش‌ها را از ۷ روز بهاول‌هوشمند به یک روز با کاهش خطا به نصف کاهش دهد.
بنابراین، اتوماسیون مالی نه تنها به عنوان یک فناوری، بلکه به عنوان استراتژی مدیریتی در صعود بهره‌وری، هوشیاری شرکتی و کاهش هزینه‌های اضافه‌ای شناخته می‌شود. این امر باعث می‌شود که شرکت‌ها بتوانند در بازار دینامیک امروز سر و صدای کمتری آفرینند و به هوش تجاری قوی‌تری دست یابند.
آینده‌نگری در نظام مالی دیجیتال
نمودار توسعه سیستم‌های فایمانبر(فاین تک) نشان می‌دهد طی پنج سال آینده، کسب و کارهای نهفته در نحوه پرداخت الکترونیکی ۹۰٪ کار خود را با اتوماسیون‌های جدید انجام دهند. این تغییر، شرکت‌هایی را که زودتر اقدام کنند، به پیشتازان ایرانی و آسیای نخستین تبدیل خواهد کرد. بنابراین، لزوم شروع هوشمند در مسیر اتوماسیون مالی،کشف فرصت‌های بازار را راحت‌تر سازد.
همین الان نقدبینی فرایندهای مالی خود را با عنایت به موارد رویکردی که در این مقاله مطرح شد، شروع کنید. اتوماسیون مالی نه تنها امروزه سریر بوده، بلکه روزشمار فناوری‌های آینده کسب و کار نیز خواهد بود. با دقت روی دستورالعمل‌های این صنعت، شما می‌توانید هزینه‌های خود را کاهش داده و میزان توان اقتصادی خود را افزایش دهید. دنیای فنلاند مالی را به پیدا کارت‌های هوشمند دهید!